Phần mềm quản trị đại học số Swan Edu
Phần mềm quản trị đại học số Swan Edu là một sản phẩm phần mềm của công ty cổ phần công nghệ Swantech giúp các học viện, nhà trường trong và ngoài quân đội chuyển đổi số các mặt hoạt động, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học; hỗ trợ cán bộ điều hành hiệu quả, tối ưu công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học cho giáo viên và sinh viên. Phần mềm giúp các hoạt động của nhà trường vận hành hiệu quả và hiện đại, mọi nghiệp vụ từ tuyển sinh, đào tạo, tài chính đến quản lý cơ sở vật chất đều được số hoá và kết nối trên một nền tảng thống nhất, tập trung, minh bạch và tối ưu các nguồn lực.
Lợi ích của phần mềm
• Đối với nhà trường:
– Vận hành tập trung, hiện đại và minh bạch nhờ số hóa toàn bộ quy trình từ tuyển sinh đến tài chính, cơ sở vật chất.
– Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định chính xác và kịp thời.
– Tạo nền tảng công nghệ vững chắc cho kiểm định chất lượng và hội nhập quốc tế.
• Đối với giảng viên:
– Hỗ trợ toàn diện trong giảng dạy, theo dõi tiến độ học tập và điều chỉnh nội dung phù hợp từng sinh viên.
– Quản lý lớp học, học liệu, bài tập, chấm điểm dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.
– Giảm tải hành chính, tập trung phát triển chuyên môn và nghiên cứu học thuật.
• Đối với sinh viên:
– Học tập chủ động, linh hoạt với các chức năng tích hợp trên thiết bị di động.
– Đăng ký học phần, học online, nộp bài, xem điểm và nhận thông báo dễ dàng.
– Theo dõi tiến độ học tập cá nhân, kết nối hiệu quả với giảng viên và nhà trường, sẵn sàng cho hành trình nghề nghiệp tương lai.
Các chức năng chính của Phần mềm quản trị đại học Swan Edu
– Quản lý tuyển sinh, hồ sơ tuyển sinh và đăng ký nhập học.
– Thiết lập chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, phân công giảng dạy và quản lý thời khoá biểu.
– Quản lý và đăng ký tín chỉ, quy định thời gian đăng ký tín chỉ.
– Quản lý cơ sở vật chất, cơ sở kỹ thuật, vật tư và trang bị.
– Quản lý hồ sơ cán bộ, thi đua, bằng khen.
– Quản lý điểm quá trình, kết quả học tập; tổng hợp kết quả học tập và kết quả tốt nghiệp.
– Quản lý nghiên cứu khoa học, lý lịch khoa học, quản lý danh sách đề tài NCKH và công bố khoa học.
– Xác thực đăng nhập 1 lần, liên kết với các nền tảng học trực tuyến, thư viện số.
– Kiểm tra, sàng lọc đạo văn.
– Giải đáp những câu hỏi, những thắc mắc thông qua Trợ lý ảo – Chatbot.
– Ứng dụng di động cho nhà trường, giảng viên và sinh viên.
Các phân hệ chính trong phần mềm
I. Phân hệ nền tảng lõi trục tích hợp hệ thống.
II. Phân hệ quản lý đào tạo.
III. Phân hệ quản lý NCKH.
IV. Phân hệ quản lý CSVC.
V. Phân hệ quản lý cán bộ, giảng viên.
VI. Phân hệ quản lý sinh viên.
VII. Phân hệ kiểm tra đạo văn.
VIII. Phân hệ trợ lý ảo- chatbot.
IX. Mobile app.
X. Phân hệ Dashboard – thông tin chỉ huy điều hành.
CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC MẶT CÔNG TÁC
I. PHÂN HỆ NỀN TẢNG LÕI TRỤC TÍCH HỢP HỆ THỐNG
Nền tảng lõi (Core Platform) là trung tâm trong kiến thức hệ thống, đảm nhiệm việc quản lý cơ sở dữ liệu dùng chung, điều phối, chia sẻ dữ liệu giữa các thành phần (miniapp) và giám sát vận hành toàn hệ thống.Đây là nền tảng lõi để đảm bảo tất cả các ứng dụng thành phần (miniapp) hoạt động nhất quán, hiệu quả và có khả năng mở rộng trong tương lai.
Chức năng chính
– Quản lý dữ liệu tập chung: Đảm bảo tính nhất quán về tổ chức, người dùng và phân quyền.
– Tích hợp linh hoạt: thông qua ESB, các ứng dụng phần mềm có thể trao đổi dữ liệu dễ dàng, không phụ thuộc vào kiến trúc nội bộ của nhau.
– Giám sát vận hành: mọi luồng giao tiếp đều được ghi nhận và phân tích, giúp phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng.
– Khả năng mở rộng: dễ dàng tích hợp thêm các ứng dụng mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống hiện hữu.
– Bảo trì, nâng cao hiệu quả: nhỡ cấu trúc phân lớp và tách biết rõ ràng giữa logic nghiệp vụ và logic giao tiếp.
ESB(Enterprise Service Bus) là trục tích hợp trung tâm có nhiệm vụ:
– Đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống phần mềm, đảm bảo luồng thông tin nhất quán, liền mạch và không phụ thuộc chặt giữa các ứng dụng.
– Giám sát hệ thống, ghi nhận toàn bộ luồng giao tiếp và giữ log về hệ thống ELK để theo dõi, cảnh báo và phân tích hoạt động của hệ thống.
II. PHÂN HỆ QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
Phân hệ quản lý đào tạo hỗ trợ xây dựng chương trình đào tạo theo hướng linh hoạt, chuẩn hóa và đáp ứng các yêu cầu kiểm định chất lượng. Hệ thống giúp tự động hóa việc phân bổ học phần, định hướng lộ trình học và đảm bảo tính nhất quán giữa đào tạo, khảo thí và công nhận kết quả học tập.
Chức năng chính:
– Quản lý chương trình đào tạo
– Quản lý môn học
– Quản lý lớp, khối lớp
– Quản lý Hồ sơ CNGV
– Quản lý điểm
– Xếp thời khoá biểu
– Quản lý tải đào tạo
– Quản lý bản đồ
III. PHÂN HỆ QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
Phân hệ nghiên cứu khoa học trong phần mềm đại học số là công cụ hiện đại hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình nghiên cứu – từ đề xuất, thẩm định, triển khai đến nghiệm thu và công bố kết quả. Nhờ đó, nhà trường nâng cao hiệu quả quản trị, thúc đẩy đổi mới sáng tạo và phát triển học thuật bền vững.
Các chức năng chính
– Quản lý đề tài nghiên cứu, sáng kiến cải tiển kỹ thuật.
– Quản lý bài báo,tạp chí, công bố khoa học.
– Quản lý lý lịch khoa học.
– Tính tải giảng dạy, nghiên cứu khoa học.
– Quản lý biên soạn giáo trình tài liệu.
– Quản lý nâng ngạch.
IV. PHÂN HỆ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT
Phân hệ quản lý cơ sở vật chất giúp số hóa toàn bộ thông tin về tài sản, thiết bị, phòng học, phòng thí nghiệm và hạ tầng nhà trường. Hệ thống hỗ trợ theo dõi tình trạng sử dụng, bảo trì, điều chuyển và kiểm kê tài sản hiệu quả, từ đó tối ưu hóa việc khai thác và đầu tư cơ sở vật chất.
Các chức năng chính
- Quản lý thiết bị
- Quản lý xuất nhập kho
- Đề xuất cấp thiết bị
- Đề xuất mua sắm
- Thống kê trang thiết bị
- Kiểm kê thiết bị
V. PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢNG VIÊN, SINH VIÊN
Phân hệ quản lý hồ sơ giảng viên, sinh viên này cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về hồ sơ, quá trình công tác, giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên. Tích hợp chặt chẽ với các hệ thống khác, giúp đồng bộ dữ liệu, phục vụ tốt công tác quản trị nhân lực và hỗ trợ ra quyết định trong toàn trường.
Các chức năng chính:
– Tra cứu thông tin hồ sơ của cán bộ, giảng viên, sinh viên.
– Quản lý hồ sơ cá nhân, học tập, công tác.
– Quản lý quá trình bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
– Tự động đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ (đào tạo, nghiên cứu, tài chính…).
– Quản lý quá trình công tác, rèn luyện.
VI. PHÂN HỆ QUẢN LÝ SINH VIÊN
Phân hệ quản lý sinh viên cung cấp cho cho phép đăng ký học, học lại, thi lại một cách thuận tiện và dễ dàng. Bên cạnh đó, chức năng quản lý rèn luyện sinh viên giúp theo dõi, đánh giá kết quả rèn luyện theo từng học kỳ, góp phần nâng cao tính tự giác và ý thức học tập.
Các chức năng chính:
- Quản lý hồ sơ sinh viên.
- Quản lý thông tin lớp.
- Tra cứu thông tin chương trình đào tạo, thông báo, thời khoá biểu, lịch thi, điểm thi.
- Đăng ký học.
- Đăng ký học lại, thi lại.
- Quản lý rèn luyện sinh viên.
VII. PHÂN HỆ KIỂM TRA ĐẠO VĂN
Phân hệ Kiểm tra đạo văn giúp phát hiện nhanh chóng các hành vi sao chép nội dung trong luận văn, tiểu luận, bài báo và tài liệu học thuật. Hệ thống nâng cao tính trung thực trong nghiên cứu và học tập, góp phần đảm bảo chất lượng đào tạo.
Các chức năng chính:
- Quản lý kho tài liệu.
- Tạo đợt kiểm tra.
- Kiểm tra trùng lặp tuyệt đối trong từng đợt kiểm tra.
- Kiểm tra trùng lặp tương đối trong từng đợt kiểm tra.
- Kiểm tra trùng lặp tuyệt đối so với thư viện tài liệu.
- Kiểm tra trùng lặp tương đối so với thư viện tài liệu.
- Kiểm tra nhanh tên tài liệu.
VIII. PHÂN HỆ KIỂM TRA ĐẠO VĂN
Trợ lý ảo Chatbot ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hỗ trợ giải đáp thông tin cho sinh viên và cán bộ 24/7. Với khả năng học hỏi liên tục và tích hợp đa nền tảng, chatbot góp phần nâng cao trải nghiệm người dùng và giảm tải cho bộ phận hỗ trợ.
Các chức năng chính:
– Chức năng hỏi đáp và hỗ trợ người dùng.
– Quản trị và xử lý dữ liệu đầu vào.
– Xử lý văn bản và xây dựng cơ sở tri thức.
– Nền tảng LLM và triển khai RAG.
– Quản lý người dùng và hội thoại.
IX. MOBILE APP
Ứng dụng di động là cầu nối linh hoạt giữa nhà trường và học viên, sinh viên; giúp tra cứu lịch học, điểm số, thông báo, học liệu và nhiều tiện ích khác ngay trên điện thoại. Giao diện thân thiện, trải nghiệm mượt mà giúp người dùng chủ động và thuận tiện hơn trong việc tương tác với hệ thống đại học số.
Các chức năng chính:
– Theo dõi thông tin cá nhân & kết quả học tập.
– Tra cứu thời khóa biểu, điểm số, lịch thi.
– Tra cứu bảng điểm, lịch sử kết quả học tập.
– Theo dõi lịch học, lịch thi theo tuần/tháng, thành tích nghiên cứu khoa học.
– Đăng ký học phần, xem thông tin lớp, thời gian và giảng viên.
– Xem tin tức, thông báo từ nhà trường.
– Thi thử trắc nghiệm.
– Đăng ký tham gia câu lạc bộ, thực tập, đồ án, nghiên cứu khoa học.
– Nhắc nhở thời hạn đăng ký/hủy môn.
X. DASHBOARD – THÔNG TIN CHỈ HUY ĐIỀU HÀNH
Dashboard cung cấp cái nhìn trực quan, tổng hợp theo thời gian thực các chỉ số trọng yếu trong quản lý và vận hành nhà trường. Với hệ thống biểu đồ, cảnh báo và phân tích dữ liệu thông minh, lãnh đạo có thể nhanh chóng đưa ra quyết định chính xác, kịp thời và hiệu quả.
Các chức năng chính:
– Tổng hợp dữ liệu từ các phân hệ: đào tạo, tài chính, nhân sự, NCKH…
– Hiển thị biểu đồ, báo cáo, chỉ số KPI theo thời gian thực.
– Tùy biến giao diện theo vai trò người dùng.
– Cảnh báo sớm các vấn đề bất thường (tỷ lệ tốt nghiệp, tỷ lệ học phí nộp…).
– Hỗ trợ lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động.
ĐIỂM NỔI BẬT CỦA HỆ THỐNG
Phần mềm Quản trị đại học không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là giải pháp chiến lược, giúp các cơ sở giáo dục nâng tầm hiệu quả và chất lượng đào tạo, nghiên cứu.
Quản lý tổng thể:
Cung cấp cái nhìn toàn diện, chi tiết về mọi khía cạnh quản trị.
Dung lượng lưu trữ lớn, bảo mật cao:
Đảm bảo an toàn thông tin với khả năng lưu trữ mạnh mẽ.
Chính xác và khoa học:
Quy trình xử lý dữ liệu hiện đại, đảm bảo tính chính xác cao.
Nhanh chóng và tiện lợi:
Hỗ trợ giao việc, quản lý và vận hành một cách dễ dàng.
Giao diện thân thiện:
Thiết kế trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.