Các tính năng của phần mềm quản lý cơ sở vật chất

1. Đề nghị cấp thiết bị, thanh lý thiết bị

• Cho phép người dùng tạo đề xuất cấp mới, bổ sung thiết bị hoặc vật tư theo nhu cầu thực tế.
• Giao diện nhập liệu trực quan, hỗ trợ đính kèm tài liệu liên quan (báo giá, biên bản kiểm tra,…).
• Quản lý quy trình phê duyệt đề nghị cấp thiết bị theo cấp bậc, đơn vị hoặc phòng ban.
• Hỗ trợ lập hồ sơ đề nghị thanh lý thiết bị đã hư hỏng, quá hạn sử dụng hoặc không còn nhu cầu, với trạng thái và lý do rõ ràng.
• Tự động cập nhật thông tin thiết bị vào danh mục quản lý sau khi phê duyệt.

2. Báo cáo, thống kê thông tin thiết bị

• Quản lý toàn bộ dữ liệu thiết bị theo danh mục, mã số, đơn vị sử dụng, trạng thái, vị trí,….
• Thống kê thiết bị theo loại, tình trạng (mới, đang sử dụng, bảo trì, chờ thanh lý), năm mua sắm,…
• Hỗ trợ xuất báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết, báo cáo theo từng phòng ban hoặc tài sản cố định.
• Xuất báo cáo theo định dạng Excel, PDF hoặc kết nối với phần mềm kế toán – tài sản khác.

3. Yêu cầu kiểm định, bảo trì thiết bị

• Cho phép cán bộ sử dụng thiết bị gửi yêu cầu kiểm tra, bảo trì, sửa chữa thiết bị khi có sự cố hoặc đến kỳ định kỳ.
• Thiết lập lịch bảo trì định kỳ cho từng nhóm thiết bị theo quy định kỹ thuật.
• Ghi nhận đầy đủ lịch sử sửa chữa, thay thế linh kiện, chi phí và đơn vị thực hiện bảo trì.
• Cảnh báo sớm khi đến hạn kiểm định hoặc bảo trì, giúp phòng ngừa hỏng hóc, đảm bảo an toàn sử dụng.

4. Quản lý bàn giao trang thiết bị

• Quản lý quá trình bàn giao – nhận thiết bị giữa các bộ phận, cá nhân, hoặc giữa đơn vị với nhà cung cấp.
• Lưu trữ biên bản bàn giao điện tử, kèm chữ ký số hoặc xác nhận trên hệ thống.
• Theo dõi lịch sử sử dụng và di chuyển thiết bị giữa các phòng, giúp kiểm soát chính xác vị trí và người chịu trách nhiệm.
• Hỗ trợ thu hồi thiết bị khi có thay đổi nhân sự hoặc điều chuyển nhiệm vụ.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm

1. Kiểm soát tài sản và thiết bị

• Quản lý toàn bộ danh mục thiết bị theo mã hóa, vị trí, trạng thái, người sử dụng, giúp tránh thất thoát, nhầm lẫn hoặc sử dụng sai mục đích.
• Minh bạch hóa vòng đời thiết bị: từ cấp mới, sử dụng, bảo trì đến thanh lý.

• Phân tích số lượng, tình trạng thiết bị hiện có, từ đó xác định chính xác nhu cầu mua sắm hoặc thay thế.

2. Tăng tốc quy trình đề xuất – phê duyệt – bàn giao

• Số hóa hoàn toàn các quy trình như đề nghị cấp thiết bị, thanh lý, bàn giao – nhận giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ từ vài ngày xuống vài phút.
• Hạn chế sai sót, thất lạc giấy tờ và tăng tính minh bạch trong các phê duyệt.

3. Thống kê – báo cáo đầy đủ và chính xác

• Dễ dàng tổng hợp thông tin thiết bị theo từng tiêu chí (đơn vị, loại, năm mua sắm, trạng thái…), phục vụ báo cáo nội bộ hoặc kiểm toán.
• Giúp lãnh đạo nắm rõ hiện trạng cơ sở vật chất để ra quyết định đầu tư hoặc phân bổ.

4. Tăng tính minh bạch và trách nhiệm

• Mỗi thiết bị gắn với người sử dụng, lịch sử bảo trì, bàn giao rõ ràng giúp tăng tính trách nhiệm và giảm tình trạng sử dụng không kiểm soát.
• Hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình kiểm kê, chuyển giao, hoặc khi có thay đổi nhân sự